Sie fragen sich vielleicht, ob es mich interessieren sollte, ob mein Inventar korrekt ist? Hier sind die drei wichtigsten Gründe, warum Sie sich darum kümmern sollten.
- Wenn Ihr tatsächlicher Artikelbestand und Ihre tatsächlichen Kosten oder der tatsächliche Bestandswert nicht korrekt sind, ist normalerweise auch der Nettogewinn Lagerverwaltungssoftware oder -verlust in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung nicht korrekt. Manchmal sind das gute Nachrichten, aber meistens sind es keine guten Nachrichten.
- Wenn Ihre Bestandskalkulationsmethode nicht korrekt ist, weil Ihre Software nicht stark genug ist, um Ihnen die Verwaltung Ihres Bestands oder der tatsächlichen Kostenkalkulationsmethode zu ermöglichen, kennen Sie möglicherweise nicht die tatsächliche Rentabilität nach Kunde oder sogar nach jeder Verkaufsrechnung oder nach Artikel. Wie können Sie dann feststellen, wer Ihre profitabelsten Kunden sind? Es geht nicht nur darum, wie viel Zeug sie kaufen, sondern wie hoch Ihre Gesamtgewinnmarge ist.
- Wenn (A und B) nicht korrekt sind, sitzen Sie möglicherweise mit zu viel von einem Artikel da, der Sie Geld kostet, um ihn nur im Regal liegen zu lassen. Sie können auch Verkäufe verlieren, weil Sie von einem anderen Artikel nicht genug bekommen oder nicht rechtzeitig bekommen können, und der Kunde geht möglicherweise woanders einkaufen, weil jeder seine Sachen jetzt haben möchte.
Wenn alle 3 Gründe auf Ihr Unternehmen zutreffen, haben Sie einen Lagerbestand, der außer Kontrolle gerät. Es gibt wirklich keinen Grund, wegen Inventur den Schlaf zu verlieren, was mich zu den nächsten hilfreichen Tipps bringt.
Woher wissen Sie also, ob Sie ein Problem haben? Lassen Sie uns überprüfen, wie einfach es ist, dies zu überprüfen, ohne dass Ihr Berater oder andere Berater dies für Sie tun müssen.
- Überprüfen Sie die Inventarkalkulationsmethode, die in Ihrer Einkommensteuererklärung Ihres Unternehmens angegeben ist. Stellen Sie sicher, dass dies die Kalkulationsmethode ist, die für Ihr System standardmäßig festgelegt ist und für jeden Lagerbestandsartikel, den Sie kaufen und verkaufen, zugeordnet oder definiert ist. Dies kann einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, echte Informationen über die Rentabilität Ihrer verkauften Artikel zu erhalten.
- Drucken Sie einen Bestandsbewertungsbericht aus und vergleichen Sie die angegebene Gesamtsumme der Bestandsbewertungsdollar mit dem Betrag, der zum gleichen Zeitpunkt in Ihrem Bestandshauptbuchkonto in Ihrer Bilanz angegeben ist. Hinweis "Diese Beträge sollten gleich sein"
- Überprüfen Sie den Bestandsbewertungsbericht auf Artikel, die eine negative Lagermenge oder einen negativen Wert haben. Dies bedeutet, dass jemand Inventar verkauft, das sich nicht im Regal befindet, und in vielen Systemen kann es sein, dass der verkaufte Artikel keine Kosten enthält, da keine Menge vorhanden ist.
Sehen Sie, das war nicht so schwer. Wenn einer dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zutrifft, sollten Sie Bedenken hinsichtlich Ihres Inventars haben oder wie Ihre Mitarbeiter Ihre Inventarbewegungen erfassen.
OK, also haben wir darüber gesprochen, warum wir uns Sorgen machen sollten und wie wir schauen und sehen können, ob wir uns Sorgen machen sollten. Was mache ich jetzt? Erstens, ich weiß, dass Sie das nicht hören wollen, aber wenn Ihr aktuelles Buchhaltungssystem nicht stark genug ist, um Ihrem Unternehmen zu helfen, Ihr Inventar auf die richtige Weise zu verwalten, ändern Sie es. Sie verbringen wahrscheinlich mehr Zeit damit, herauszufinden, was die richtigen Informationen sind, oder wiederholen all dies in Excel, das Sie mehrmals für ein neues System bezahlt haben. Möglicherweise haben Sie genug Umsatz verloren, um die neue Buchhaltungssoftware zu bezahlen. Wenn Ihr aktuelles System alle Ihre Geschäftsziele erfüllt, versuchen Sie es hiermit.
- Beginnen Sie damit, alle Artikel zu reparieren, die eine negative Menge auf Lager haben oder mit dem Artikel negative Kosten verbunden sind.
- Führen Sie eine physische Zählung durch, damit Sie wissen, was sich im Regal befindet. Passen Sie die aktuelle Menge und die Kosten an, um den tatsächlichen Wert Ihres Inventars zu ermitteln. Sobald Sie der Meinung sind, dass die Korrekturen abgeschlossen sind, drucken Sie einen Bestandsbewertungsbericht aus und überprüfen Sie ihn erneut. Dies erfolgt in der Regel am Ende einer Abrechnungsperiode.
- Buchen Sie eine Journalbuchung, um die tatsächliche Bestandsbewertung nach der Inventur mit dem angegebenen Bestandsbewertungsbericht in Einklang zu bringen. Typischerweise geht die Gegenbuchung hierfür auf das Hauptbuchkonto für Wareneinsatz oder Bestandsabweichung. Möglicherweise möchten Sie bei diesem Schritt mit Ihrem CPA zusammenarbeiten, damit er Ihnen helfen kann, die Auswirkungen zu verstehen.
- Dann werfen Sie einen genauen Blick auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung für das laufende Jahr. Sie werden nicht wissen, bis Sie diesen Tagebucheintrag buchen, wie groß die Auswirkung auf Ihren laufenden Jahresgewinn oder -verlust ist.
Beginnen Sie, Ihren Fortschritt täglich zu überwachen, um zu bestätigen, dass Sie im Gleichgewicht bleiben oder ob neue Ungleichgewichtsbedingungen entstehen. Dies geschieht, indem Sie am Ende des Tages einen Blick auf Ihre Bestandsbewertung werfen, nachdem alle Ihre Systemtransaktionen bis hin zu Ihrem Hauptbuch gebucht wurden. Vergleichen Sie dann die Gesamtsumme aus dem Bestandsbewertungsbericht mit dem Saldo, der in Ihrer Bestandsbilanz angegeben ist. Unausgeglichene Bedingungen treten normalerweise auf, wenn die Software oder der Bestandsartikel nicht ordnungsgemäß eingerichtet wurde oder der Benutzer Transaktionen nicht ordnungsgemäß in Ihr Buchhaltungssystem eingibt. (FYI - alle Buchhaltungssysteme werden auf diese Weise unabhängig vom Hersteller ausgeglichen.)
Das Mysterium aus dem Inventar zu nehmen ist wirklich nicht so schwer. Nach 25 Jahren, in denen ich Hunderten von Benutzern beigebracht habe, wie das geht, kann ich ehrlich sagen, dass es nur darum geht, dass sich jemand die Zeit nimmt, Ihnen, dem Benutzer, beizubringen, worauf Sie achten müssen und was dann zu tun ist, wenn Sie Probleme entdecken. Es bedeutet auch, dass Sie sich als Benutzer 10 Minuten Zeit nehmen und die Verantwortung übernehmen müssen, proaktiv zu sein und häufig nach Problemen zu suchen. Es ist viel einfacher, Probleme im Laufe des Jahres zu beheben, als zu warten und viel Zeit und Geld am Ende des Jahres aufzuwenden, um viele kleine Probleme zu beseitigen, die sich zu einem großen Problem entwickelt haben.
Wenn Sie Ihr Inventar verwalten möchten und Ihr aktuelles Produkt nicht mehr in der Lage ist, würde ich Folgendes empfehlen:
Peachtree Premium und Peachtree Quantum wurden für Unternehmen mit einfachen Bestandsanforderungen entwickelt und bieten viele Optionen für Bestandskalkulationsmethoden, leisten hervorragende Arbeit bei Lieferrückständen, können Dokumente einfach per E-Mail an Kunden und Lieferanten senden und Probleme einfach beheben. Es gibt viele nette eingebaute Bestandsberichte, damit Sie Ihre profitabelsten Kunden und die Artikel, von denen Sie am meisten verkaufen, und die Artikel, die am profitabelsten sind, leicht identifizieren können. Es basiert wirklich auf Windows und ist eine der fehlerverzeihendsten Softwareanwendungen auf dem Markt.
MAS 90 / MAS 200 ist viel leistungsfähiger und vollgepackt mit Bestandsfunktionen, kann einfach angepasst werden und lässt sich nahtlos mit einem Einkaufswagen namens E-Business Manager verbinden. Dies kann die Preisgestaltung auf Kundenebene handhaben, verfügt über Funktionen für mehrere Lager, alternative Artikel und Alias-Teilenummern. Sie können den Transaktionsverlauf eines Jahres speichern, die Stücklisten- und Arbeitsauftragsmodule sind sehr leistungsfähig. Es lohnt sich, einen Blick darauf zu werfen, wenn Sie vergleichen müssen, was Sie für Ihre Produkte bei mehreren Lagerverwaltungssoftware Anbietern bezahlen. Darüber hinaus gibt es ein hochmodernes Barcode-System, das eines der besten und einfachsten ist, das ich je gesehen habe. Das ist die gute Nachricht. Dieses Produkt ist nur für Unternehmen gedacht, die es ernst meinen mit der Verwaltung Ihres Inventars.
Wenn Sie es ernst meinen, das Mysterium aus der Bestandsverwaltung zu lüften, und sich eines dieser beiden Softwarepakete ansehen möchten, gibt es ein Unternehmen mit Hauptsitz in Chicago und Niederlassungen in mehreren anderen Bundesstaaten, das sich auf die Bestandsverwaltung spezialisiert hat 800/475-1047. Sie bieten kostenlose Demos, Migrationsrabatte und sind zertifizierte Berater, die Ihrem Unternehmen beim Aufbau und beim Erlernen dieser Anwendungen helfen können.