Belakangan ini, inisiatif seperti Sarbannes Oxley Act di AS telah secara dramatis meningkatkan profil kepatuhan dalam dunia usaha. Sebagai elemen kunci dari kebijakan kepatuhan perusahaan, manajemen pengeluaran telah menjadi pusat perhatian. Akibatnya, perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan sekarang menjadi penting untuk bisnis apa pun yang terkait dengan kepatuhan perusahaan. Tapi apa itu perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan? Apakah perusahaan Anda membutuhkannya? Dan di mana Anda menemukan solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan yang baik? Sama pentingnya, bagaimana Anda berhasil menerapkan dan mengintegrasikan perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan ke dalam lingkungan perusahaan Anda. Artikel ini menjelaskan beberapa masalah ini. Klik di sini Pengeluaran HK untuk mendapatkan info lebih lanjut tentang situs kami.
Apa itu perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan?
Perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan adalah program perangkat lunak yang memproses:
catatan transaksi yang diterima dari penerbit kartu kredit (merinci penggunaan kartu kredit perusahaan oleh karyawan0; dan
klaim penggantian uang tunai yang berasal dari seorang karyawan.
Dalam praktiknya, aplikasi target adalah pengeluaran Perjalanan dan Hiburan. Solusi perangkat lunak manajemen biaya perusahaan yang kuat juga akan mendukung kegiatan pengadaan (pCard) sebagai bagian dari strategi yang lebih luas untuk mengelola transaksi bisnis-ke-bisnis dengan nilai yang lebih rendah dan volume tinggi secara efektif.
Tiga langkah inti dari setiap proses manajemen biaya adalah:
penerimaan/input sumber data yang telah divalidasi;
penerapan aturan yang telah ditentukan sebelumnya untuk menangani catatan pengeluaran; dan
posting transaksi ke repositori perusahaan seperti sistem ERP.
Apa tujuan dari perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan?
Tujuan implementasi perangkat lunak manajemen biaya perusahaan harus mencakup hal-hal berikut:
untuk mengotomatisasi persiapan, pengajuan, persetujuan, dan audit klaim perjalanan & hiburan, sehingga meningkatkan produktivitas pemegang akun dan mengurangi waktu dan biaya staf akun;
mendukung penerapan metode praktik terbaik yang terstandarisasi dalam mengelola pengeluaran bervolume tinggi melalui penggunaan kartu kredit korporasi; dan
untuk meningkatkan transparansi dan meningkatkan tata kelola transaksi keuangan yang dilakukan atas nama perusahaan.
Sumber perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan
Organisasi Australia dan internasional sekarang memiliki akses ke berbagai solusi perangkat lunak manajemen biaya perusahaan berkualitas yang sangat cocok untuk menurunkan biaya administrasi sambil memenuhi persyaratan kepatuhan perusahaan. Pada dasarnya ada tiga sumber "solusi manajemen pengeluaran perusahaan":
sistem ERP;
sistem yang ditawarkan oleh penerbit kartu; dan
solusi terbaik.
Masing-masing akan memiliki kelebihannya sendiri dan akan sesuai dengan organisasi dalam situasi yang berbeda.
Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP)
Manajemen biaya yang bersumber dari ERP memiliki daya tarik untuk terintegrasi penuh dalam rangkaian perangkat lunak keuangan, oleh karena itu menawarkan tampilan dan nuansa standar untuk semua pengguna ERP. Dengan fungsionalitas manajemen pengeluaran yang bersumber dari ERP, ERP memasok perangkat lunak inti, dan perusahaan perlu menyesuaikan dan mengkonfigurasi sistem untuk mencerminkan struktur dan aturannya sendiri mengenai pengelolaan biaya staf. Jika Anda mempertimbangkan opsi untuk menggunakan ERP mereka untuk manajemen pengeluaran, Anda harus menyadari sejumlah faktor, termasuk:
fungsionalitas aktual yang tersedia dalam sistem ERP terinstal khusus mereka;
tumpukan pekerjaan pada sistem ERP yang terakumulasi untuk departemen TI; dan
waktu penerapan dan biaya proyek (yang biasanya cukup besar).